Tensions on "appros" accelerate the digitalization of supplier risk management

Chaque jour, l'actualité fait état de nouvelles tensions sur les approvisionnements. Augmentation des prix des matières premières et du fret, ruptures de stock, retards dans l'acheminement des produits, etc., are at the heart of discussions between companies and their suppliers.

The variables "Product availability" and "Commitment to delivery times" are added to cost control challenges in a global background of inflation return. Des suivis et des actions spécifiques sont mises en place pour anticiper autant que nécessaire la survenance de ruptures.

The major issue of supplier risk

The unpredictability of the markets and the vagaries weighing on trade strengthens the strategic role of the purchasing management. Elle s'impose comme un interlocuteur pour tous les départements de l'entreprise ; surtout, outre réduire les dépenses, son intervention concourt à garantir la continuité de l'activité - autrement dit, elle s'assure que l'entreprise a la capacité de remplir ses engagements vis-à-vis de ses clients et partenaires.

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La direction des achats est en première ligne pour gérer et porter le risque fournisseurs.It is the responsibility of selecting and referencing reliable and sustainable suppliers, and guaranteeing the execution of contracts in time.If it is impossible, it is counting on it to reassemble the arguments demonstrating to customers that all the necessary and possible actions have been carried out to avoid failures (stock breaks, cessation of activity, quality defects, etc..)))).

Dans tous les cas de figure, c'est à la direction des achats de parer aux potentielles incertitudes sur des approvisionnements (stratégiques et non stratégiques)))) susceptibles de menacer la bonne exécution des engagements et projets de l'entreprise.A key role with all departments, including financial management and general management.

Indispensable digitalization

Cette gestion du risque fournisseurs demande de faire une sélection et une évaluation rigoureuse et cela, dès le onboarding.It is also important to continuously assess compliance with expressed requirements (quality, compliance, deadlines, CSR commitments, etc..)))). Enfin, anticiper les risques juridiques, réglementaires, d'image ou encore sociétaux dès les premiers doutes, permet d'agir rapidement et de définir les actions correctives à mettre en place. Pour chacun de ces points, s'appuyer sur des plateformes numériques présente l'avantage de centraliser les données, de les fiabiliser, de les tracer, de les mettre à jour au fil de l'eau et les partager facilement avec les parties prenantes.Management is more robust, more transparent information and the more effective process.

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— Ro Bot Mon Sep 03 07:54:35 +0000 2018

Par ailleurs, en tant que chef d'orchestre, les équipes achats élaborent des plans d'actions achats liés aux projets de (re))))sourcing, de productivité ou encore aux projets qualité.Historically, these plans were managed with Excel spreadsheets and email exchanges between stakeholders.On these points too, the new software platforms allow gains of efficiency and time.

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The offers available on the market cover the entire purchase process (S2C, P2P, SRM)))). Elles comprennent également des fonctionnalités de planification et de suivi, ainsi qu'un certain nombre d'indicateurs et de tableaux de bord.They thus make it possible to follow the proper execution of the tasks to be carried out and the respect of the milestones associated with them.They facilitate communication with internal and external stakeholders.They also serve to measure the advancement and impact on purchasing performance (QCDI...)))), and to verify their alignment with the initial objectives.

In summary, these tools allow according to their coverage, to control all purchasing activities, to follow all processes and resources, to animate the relationships between the actors involved.They thus help to strengthen collective efficiency at the service of purchasing performance and supplier risk control

Due to the current uncertainties on supplies, buyers must further launch actions, bring in various interlocutors both among suppliers and their own business.Digital tools are a real lever for the purchasing management allowing it to fully fulfill its new role, to be able to adjust the plan if necessary or to complete it with new actions if necessary.

Buyers fully becoming men and women of action and project.

Nul doute que le contexte économique des années 2020 est en train d'accélérer la mutation des directions achats vers un mode très collaboratif où le digital sert l'efficacité de toute l'équipe.By the choices made in terms of supply, by the purchasing policy implemented, by monitoring the purchasing action plans in real time, they become essential within the financial departments, if not Codir.

Si le mouvement a démarré il y a quelques années dans les grands groupes et les entreprises internationales, l'ère Covid combinée aux défis climatiques, environnementaux et sociétaux l'a considérablement accéléré.SMEs and ETIs, less constrained in terms of processes, have not all initiated this transformation yet but they are in full acceleration with projects that multiply. Les outils et solutions numériques permettront à leurs équipes achats de s'approprier rapidement et sereinement ce nouveau rôle qui leur incombe, les acheteurs et acheteuses devenant pleinement des hommes et femmes d'actions et de projet.

By Cédric Guillouet - Before joining Oxalys, Cédric Guillouet launched and developed in 2015 the purchasing and Supply Chain consulting activity within the Althéa firm of which he was associated.